СОП

СОП «Как составить и внедрить стандартную операционную процедуру»

1. Назначение:

Регламентирование правил составления и введения в действие стандартной операционной процедуры (СОП) в учреждении.

2. Исполнитель:заведующие отделениями, специалисты структурных подразделений, СМР.
3. Контроль:руководитель службы менеджмента качества.
4. Требования к выполнению процедуры:

1) СОП должен быть оформлен по стандартной схеме, единой для учреждения.

2) За разработку и составление СОП ответственны заведующие структурными подразделениями. Сотрудники организации принимают участие в составлении СОП и инструкций по процессам, которые они выполняют в повседневной деятельности.

3) Руководитель службы менеджмента качества представляет разработанный/измененный СОП заместителю руководителя по медицинской части на согласование с последующим утверждением первым руководителем. 

5. Оборудование и материалы:

1) компьютер;

2) белая бумага формата А4.

6. Последовательность проведения процедуры:

• Составьте СОП по единой для предприятия форме: напечатайте на белой бумаге формата А4, проставьте в верхнем колонтитуле наименование организации, название и идентификационный номер СОП.
• Присвойте идентификационный номер СОП, состоящий из порядкового номера, в скобках - номера версии/пересмотра и через дефис - номера структурного подразделения.
• Номер версии первого опубликованного документа - «1», в дальнейшем данный номер меняйте в порядке возрастания (2, 3 и т.д.).
• Обозначьте номера страниц в нижнем колонтитуле: номер страницы из общего количества страниц.
• Разместите текст на странице с одинарным междустрочным интервалом шрифтом Times New Roman (размер 14 или 12), отступив по левому краю – 2 см, верхнему, нижнему и правому краю – по 1 см.
• Выделите заголовки или важные части жирным шрифтом.
• Образцом для оформления СОП является данный документ. СОП должен содержать все разделы, имеющиеся в этом документе: «Назначение», «Исполнитель», «Контроль», «Требования к выполнению процедуры», «Оборудование и материалы», «Последовательность проведения процедуры», «Нормативная правовая база», «Изменения, актуализация», «Изъятие», «Распределение», «Таблица обучения сотрудников», «Лист оценки знаний».
• Проставьте даты разработки, согласования и утверждения.
• Проведите после утверждения (или доработки и/или утверждения) обучение сотрудников отделения по новому или измененному документу в течение 5 дней с даты утверждения (ответственный - заведующий структурным подразделением).
• Зарегистрируйте обучение персонала требованиям СОП в таблице СОП «В пределах настоящей процедуры обучены и уполномочены к проведению вышеуказанных действий следующие сотрудники» за подписью каждого сотрудника, имеющего к СОП отношение. Не заполняйте данную таблицу на компьютере (каждый ознакомленный с СОП сотрудник заполнит ее собственноручно). Количества строк в таблице должно быть равно количеству сотрудников в штате отделения + 10 строк (для вновь принятых сотрудников).
• Заархивируйте все электронные версии действующих документов в папке «Действующие документы» и дополнительно скопируйте на флэш-диск или другой носитель (ответственный за хранение и обновление цифровых версий документов - заведующий структурным подразделением).
• Передайте оригиналы электронных версий СОП и прилагаемые к ним формы на бумажных носителях заведующему структурным подразделением для хранения.
• Электронные утвержденные версии оригиналов СОП также передайте в службу менеджмента качества.
• Скопируйте оригиналы СОП общего назначения в количестве, указанном в разделе «Распределение». Пропишите синими чернилами от руки на каждой бумажной копии надпись «Копия №___» и проставьте номер копии (ответственный – руководитель службы менеджмента качества).
• Внесите разработанный и утвержденный СОП в «Перечень СОП структурного подразделения» и обновляйте его по мере необходимости, указывая номер и наименование последующей версии данного документа.
• Внесите разработанный и утвержденный СОП в утверждённый список СОП приказом председателя Правления.
• Физически изношенные или испорченные копии СОП частного предназначения сдайте заведующему структурным подразделением (общих СОП - в службу менеджмента качества) для замены их новыми копиями.
• СОП действителен до его отмены вновь изданным документом. По истечении срока действия передайте соответствующий СОП в службу менеджмента качества для проведения ревизии или принятия решения об аннулировании данного документа.
• Подвергните СОП изменению досрочно - при наличии изменения в нормативной правовой базе или рабочем процессе.
• При внесении изменений в документ проведите полную ревизию СОП. Не делайте исправления от руки, не добавляйте текст в конце документа и т.д.
• Измененный СОП согласуйте с руководителем службы менеджмента качества, после ревизии направьте для утверждения первым руководителем (ответственный - заведующий структурным подразделением).
• Оформите ревизию документа в таблице «Изменения, актуализация» в конце каждого СОП, где кратко впишите причину изменения.
• Публикацию прошедшего ревизию СОП выполните так же, как и нового документа, включая обучение персонала.
• Проставьте на оригиналы отмененных/прошедших ревизию СОПов надпись «Отменен» и храните в папке недействительных документов (ответственный - заведующий структурным подразделением) либо проведите процедуру его уничтожения (в зависимости от правил учреждения). В папке недействительных документов храните только последующий вариант прошедшего ревизию СОПа. Предыдущий вариант и собранные контролируемые копии отдайте для уничтожения в службу менеджмента качества.
• Копии действующих СОП храните на рабочих местах для использования в работе. Ответственный за хранение – сотрудник, получивший документ.
• Не передавайте копии или оригиналы СОП посторонним лицам без разрешения руководителя предприятия, так как все документы системы менеджмента качества являются собственностью организации.

7. Ссылки:

1) Международный стандарт «Система менеджмента качества»;

2) Приказ и.о. МЗ РК от 05.11.2021  № ҚР ДСМ-111 «Об утверждении стандартов аккредитации медицинских организаций».